Privacyverklaring
Koninklijke Harmonie de Heidegalm
update 2024

Wij vinden de privacy van jouw persoonsgegevens belangrijk!
Daarom volgen wij de regels die hiervoor van toepassing zijn en willen wij in dit document duidelijk en transparant weergeven hoe we uw persoonsgegevens verwerken.

Wat is dat nu juist: persoonsgegevens verwerken?

Met persoonsgegevens bedoelt men alle informatie die hoort bij een bepaalde natuurlijke persoon (zoals jij en ik): je naam en voornaam, je adres, mailadres, rijksregisternr., telefoonnummer, enz.
Het verwerken van deze gegevens is het verzamelen, opslaan, gebruiken,… van deze persoonsgegevens.
Wij verwerken in onze vereniging een aantal persoonsgegevens. Dat doen wij niet zomaar. Wij gebruiken ze voor de goede werking en uitbouw van onze vereniging.

Welke persoonsgegevens verwerken wij, wat is hiervoor de rechtsgrond en hoe gaan we ermee om?

Wij verzamelen en houden standaard een aantal gegevens van jullie nl.
Naam en voornaam
Adres
Geboortedatum
Mailadres, al dan niet persoonlijk

Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de dagelijkse werking van de vereniging zoals mailing, inschrijving voor activiteiten, verzekeringen, lidmaatschap Vlamo,…
Andere gegevens kunnen verzameld worden mits uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Deze gegevens worden bijgehouden tot het einde van de activiteit waarvoor ze gebruikt worden zoals bv. Gsm-nummer voor een Whatsappgroep, rijksregisternummer voor een buitenlandse reis, …

Let op: wanneer verwerking van de persoonsgegevens plaatsvindt op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, dan heeft deze steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Dergelijke intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Ben je in dat geval? Neem dan met ons contact op!

Wat als er iets misloopt bij de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De regels rond GDPR leggen op dat bij een ernstige inbreuk op de beveiliging van gegevens van natuurlijke personen dit binnen de 72 uur aan alle betrokkenen moet worden gemeld. Die maatregel is van toepassing wanneer er een groot risico is voor de veiligheid en vrijheid van de betrokkenen.
Daarnaast zal er door de harmonie ook aangifte gedaan worden bij de bevoegde autoriteit gegevensbescherming volgens de daarvoor voorziene wettelijke procedures.
Tenslotte stellen wij dan ook alles in het werk om deze problemen zo snel mogelijk op te lossen en werken we ons beveiligingsbeleid bij om gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden.

Kunnen jouw persoonsgegevens overgemaakt worden aan derden?

Indien dit noodzakelijk is ter verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, zullen wij jouw persoonsgegevens delen met derde partijen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derde partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Daarbuiten kunnen wij persoonsgegevens delen met derde partijen indien de betrokkene ons daarvoor toestemming geeft.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming wordt gegeven of dit noodzakelijk is.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt te allen tijde recht op inzage van jouw persoonsgegevens en je kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze in principe laten verwijderen, de verwerking ervan laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking van de betreffende persoonsgegevens. Bovendien, heb je het recht om een kopie van je persoonsgegevens op te vragen.

Hoe wordt er omgegaan met beeldmateriaal?

Hierbij moet er een onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds het maken van een beeld (foto/film) en anderzijds het gebruiken van dat beeld (bv. door het op facebook te plaatsen, af te drukken in een ledenblad, te gebruiken voor een affiche,…).
De vereniging kan op evenementen, activiteiten, enz. van de vereniging ook foto’s en video’s maken. Deze beelden kunnen gebruikt worden voor de facebookpagina, website, sfeerreportages, archief, promomateriaal. Door deel te nemen aan deze evenementen en activiteiten geeft men impliciet toestemming om niet-geposeerde, spontane foto’s en sfeerbeelden te maken en gebruiken.
Ook voor het maken van beelden van minderjarigen en het gebruik van die beelden gelden dezelfde regels. In het geval er expliciete toestemming nodig is, mogen we ervan uit gaan dat minderjarigen met een onderscheidend vermogen (vanaf 14 jaar) die toestemming zelf kunnen geven. In de andere gevallen is de toestemming van de ouder(s) of voogd vereist.

Iedereen die (ook achteraf) een probleem heeft met het maken of gebruik van een gerichte foto kan eenvoudig contact opnemen met één van de bestuursleden.
Ook bij vragen of opmerkingen kan je contact opnemen met één van de bestuursleden.
De meest recente versie van deze privacyverklaring kan geraadpleegd worden op onze website www.khheidegalm.be .

Waar kan je terecht met klachten?

Je mag onze vereniging bij klachten altijd contacteren. De contactgegevens staan in deze privacyverklaring, of via één van de bestuursleden.
Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/klachtenformulier.pdf).

Vanwege
Vzw Koninklijke Harmonie De Heidegalm
Schansstraat 147 – 3550 Heusden-Zolder
Ondernemingsnummer: 419.566.669
RPR Ondernemingsrechtbank Hasselt